Хорошее напоминание отвечает на практические вопросы: куда прийти, во сколько, на какую услугу и что делать, если планы изменились. Оно не должно звучать как проверка или требование оправдаться.
Когда лучше напоминать
Для большинства визитов удобно первое сообщение за сутки. У клиента остаётся время скорректировать планы, а у мастера — попытаться заполнить освободившееся окно. Для ранней записи можно написать вечером предыдущего дня, для выезда или сложной подготовки — раньше.
Короткое второе напоминание за два-три часа полезно, если клиенту нужно заложить дорогу. Не отправляйте много одинаковых сообщений: частота должна соответствовать важности визита.
Что обязательно указать
- Дату и точное время, а не только «завтра»
- Название услуги, если клиент мог записаться на несколько
- Адрес, ориентир или ссылку на карту
- Важную подготовку к процедуре
- Способ сообщить об отмене или опоздании
Нейтральный шаблон за сутки
«Здравствуйте, [имя]! Напоминаю о записи на [услуга] завтра, [дата], в [время]. Адрес: [адрес]. Если планы изменились, пожалуйста, предупредите ответным сообщением.»
Короткий шаблон в день визита
«Добрый день! Жду вас сегодня в [время] по адресу [адрес]. Если задерживаетесь, напишите, пожалуйста.»
Если клиент должен подготовиться
«Напоминаю о записи завтра в [время]. Перед визитом, пожалуйста, [одно конкретное действие]. Если есть противопоказания или изменилось самочувствие, сообщите заранее». Не перегружайте напоминание общей памяткой — оставьте только то, что влияет на услугу.
Если клиент не ответил
Не все считают нужным подтверждать автоматическое напоминание. Если подтверждение обязательно по вашим правилам, скажите об этом прямо: «Пожалуйста, подтвердите запись до [время]. Если ответа не будет, я свяжусь с вами ещё раз». Не отменяйте визит молча, если такое условие не было согласовано заранее.
Для выездной услуги
«Подтвердите, пожалуйста, выезд завтра в [время] по адресу [адрес]. Стоимость с учётом выезда — [сумма]. Если нужен пропуск или есть особенности парковки, напишите заранее.»
Чего лучше избегать
- «Вы ведь придёте?» — звучит недоверчиво
- Сообщений поздно ночью без необходимости
- Нескольких напоминаний подряд в разных мессенджерах
- Новых условий отмены, о которых не говорили при записи
- Длинного текста, где теряются дата и время
Как не отправлять всё вручную
Сохранённые шаблоны ускоряют работу, но дату и время всё равно легко перепутать. В Visitly клиент получает напоминания в Telegram за 24 часа и за 2 часа до визита. Данные берутся из записи, поэтому мастеру не нужно каждый раз копировать сообщение вручную.
Если визит нужно отменить или перенести, возьмите подходящий текст из подборки готовых сообщений.